29 באוקטובר 2013

ניהול זמן

מה הקשר בין שקיעה, שלווה, ומרק עגבניות, ואיך זה קשור לניהול הזמן והמשימות שלכם?

 

הנה שאלה, אבל ענו עליה בכנות;

מתי היתה הפעם אחרונה בה צפית בשקיעה ברוגע? בידיעה שכל המשימות בוצעו, אפשר לנוח ולהירגע עם בוא הערב?

אם תשובתך היא אתמול אני מזמין אותך להמשיך לדפדף באתר שלי , מאמר זה אינו בשבילך!

לצערי רוב האנשים אותם אני שואל שאלה זאת, לא זוכרים מצב שכזה. תמיד יש להם משהו לעשות, תמיד הם מוטרדים ממשימה שלא הספיקו לבצע. או יותר גרוע מוטרדים ממה ששכחו שהם צריכים לבצע.

מכל הנושאים עליהם אני  מייעץ או מרצה, נדמה שהשאלה, כיצד לנהל את הזמן והמשימות נשאלת פעמים רבות. לזאת מספר סיבות:

יש כאלה שנולדו עם זה. אתם בטח מכירים מישהו, בדר"כ מישהי, שקמה בבוקר, רושמת על דף את המשימות שהיא צריכה לעשות היום, מסיימת אותן עד שעה 11 ואז כל היום פנוי לה ליהנות בשלווה משאר עיסוקיה.

אולם לצערנו, רובנו לא מנהלים נכון את הזמן. לא הוכשרנו לסביבה האינטנסיבית בה אנו חיים היום, ואת הדרכים להתמודד איתה.

כמות המשימות ש"נופלת" עלינו ביום יכולה להגיע למאות. מספר שנשמע מופרך. אך חישבו רגע על כמות המיילים, המסרונים, השיחות שאנו עושים ביום. ברובם נופלת עלינו משימה , "אל תשכח להביא חלב", "ממתין לתשובתך", שלח לי הצעת מחיר", "אמא תקני לי", חיווי שהדלק עומד להיגמר. ברור לא?

אבל זאת רק התחלה בחיינו המודרניים כל הזמן אנו חווים הפרעות. מיילים, שיחות טלפון, מסרונים, קולגה שמתפרץ למשרד. הודעה במסנג'ר, עדכונים מהרשתות החברתיות. צריך להמשיך?

כל אחת מהפרעות אלה, מוסיפה לנו משימות. אך מקשה עלינו לסיים את משימותינו.

ואז אנו מגלים שזמן שחלף, בניגוד למשאבים אחרים, לא ניתן לרכישה ולכן בזבוזו מורגש בצורה חריפה יחסית לבזבוז משאבים אחר.

אז מה הפתרון?

לפתח הרגלים נכונים ולהשתמש בטכניקות, כלים יישומונים (אפליקציות)  ותוכנות שיסיעו לנו לבצע את המשימות שלנו.

אינני מתכוון לכתוב על הדרך לשנות הרגלים. המומחיות שלי היא במציאת הפתרונות הטכנולוגיים שייסייעו בפתרון הבעיה.

רוב הפתרונות פועלים על אחד ממספר עקרונות חשובים בטכניקות ניהול זמן.

קיבלת משימה חדשה? רשום אותה! כדי שלפחות לא תצטרך לבזבז זמן על לחשוב מה אני שוכח לבצע.

יש לפנות זמן "שקט" וללא הפרעות המיועד לניקוי שולחן, ביצוע המשימות אותם עלינו לבצע.

יש לתכנן מתי נבצע את המשימות.

כלים לרישום משימות

 קיבלת משימה חדשה? רשום אותה

גם היום, עם כל השפע הטכנולוגי שסובב אותנו, אני נתקל ברבים ששומרים את רשימת המשימות שלהם בראשם, ובמקרה הטוב רושמים אותה על פיסת נייר. מי שזה מספק אותו מצויין, אך מי שמתקשה בכך מומלץ להשתמש ברישום בטלפון הסלולרי. הנטייה שלנו להציץ בפלאפון שלנו גדולה מהנטייה שלנו לפתוח כל אמצעי אחר. ומזמן הפך לעוד איבר בגופינו.

כמעט בכל טלפון גם פחות חכם קיים ישומון ניהול משימות בסיסי

בטלפונים החכמים ניתן לעבוד על מערכת המשימות המסתנכרנת עם שירות המיילים שלנו, אז רשימת המשימות מסונכרנת למחשב שלנו, שם ניתן למיין את המשימות לפי חשיבות ונושאים להוסיף להם תאריכי ביצוע.

למי שמחפש משהו יותר מתוחכם  ופשוט להפעלה אני ממליץ מאוד להתחיל עם Any.do, פיתוח ישראלי חינמי עטור שבחים. הניחן בממשק פשוט, נוח  ובעל עיצוב נקי המאפשר ליצור רשימות משימות ולצפות בהן על פי זמני הביצוע או על פי תיקיות. האפליקציה מזכירה לך בשעה יומית קבועה לסדר את היום שלך, לקבוע לכל משימה זמן ומיקום וכמובן מסנכרנת הכל  עם המחשב  והטאבלט כמו גם עם חשבון הגוגל ודפדפן הכרום.
האפליקציה מאפשרת  לשתף במשימות אנשים נוספים  המשתמשים בה.
אני לדוגמא פותח עם אשתי בתחילת שבוע משימה משותפת שנקראת קניות, ושנינו מוסיפים לה פריטים במהלך השבוע, וכך ביום חמישי יום הקניות שלנו, יש לנו רשימה מוכנה, ותהליך הקניות מתבצע במהירות.
לאפליקציה תכונות "מגניבות" נוספות רבות, כמו מילוי אוטומטי של משימות, אפשרות לדבר אליה, ולקבל תזכורות כל פעם שלא ענינו לשיחת טלפון.

אפליקציות נוספות מומלצות, הם Remeber the milkוProducteev המאפשרת, מעקב משימות משותפות בצורה חברתית, כן כמו בפייסבוק. ניתן לכתוב הערות על המשימה, ולשוחח על התקדמותה.  שימוש באפליקציה זאת מאפשר פתיחת וקבלת תזכורות ודיווחי איחור על משימות ישירות מהמייל סינכרון ליומן  ותוכנות מסרים אחרות

פינוי זמן "שקט" וללא הפרעות לביצוע משימות

דרך פשוטה להשיג לעצמנו זמן שקט, היא לסגור את החיווי על קבלת מיילים חדשים.מייל אינו נתפס כמדיום בו נשלחות הודעות המחייבות טיפול מיידי. לכן יש לפתוח את המייל כפעמיים ביום בשעות קבועות. הסירו דאגה מליבכם. אם מישהו צריך אתכם דחוף הוא כבר ישלח אס. אם אס. למתקדמים הייתי ממליץ גם סגירה של שירותי המסרים כמו הווטסאפ והפייסבוק.

לא מצליחים. ישנן ישומונים לדוגמא Timeriffic  ותואמיו המשתיקים הפרעות לזמנים מסויימים מוגדרים מראש.

קבעו פגישות עבודה עם עצמכם. כן זאת לא בדיחה

רובנו רושמים ביומן פגישות עם אחרים אך שוכחים לרשום פגישות עם עצמנו. ואז לא מספיקים לעשות את משימותינו. יש לתכנן פגישות בהם נבצע את המשימות הגדולות הממתינות לנו. וזמנים לביצוע רצף של משימות קטנות.
ברגע שנכניס לסדר השבועי שלנו משימות שאינן תלויות בזמן, ונגדיר להן שעת התחלה ושעת סיום, הסיכוי שאכן נבצע אותן יגדל בהרבה. בנוסף, נוכל להיות בטוחים ששמרנו עבורן את מספר השעות הנדרש לביצוען.

פינינו לנו זמן עכשיו צריך להתרכז בעיקר ולהימנע מהטפל.

אל תמצאו עצמכם מקדישים שעתיים למשימה מסוימת, נכנסים לפייסבוק "רק לדקה לראות מה חדש" ועוברים על מיילים כדי לא לצבור עוד ומוצאים שהשעתיים כבר חלפו מזמן

פתרון יעיל, לכך הוא שימוש בטכניקת הPomodoro (מרק עגבניות שלוקח 25 דקות להכינו), מדובר בשיטת ניהול זמן שפותחה בשנות השמונים ומשתמשת בשעון טיימר של מטבח כדי לפרק את זמן העבודה לטווחים של 25 דקות כל אחד הנקראים "פומודורי" שלאחריה מוקצב זמן נתון להפסקה, וזאת בהנחה שהפסקות תכופות משפרות את יכולות הריכוז והביצוע שלנו.

בעקבות הטכניקה נוצרו עשרותאפליקציות, חלקן פשוט משמשות כטיימר פשוט, שבסופו מופעל טיימר עם חיווי הפסקה, ועד אפליקציות היושבות על כל האמצעים שלנו, ולא מאפשרים הסחת דעת מהמשימה, האוגרות סטטיסטיקות המסייעות לנו בתכנון עתידי של משימותינו.

שירות נוסף שמונע בזבוז זמן הוא "Stay focused"  ותואמיו, תוסף לדפדפן, שעוזר לנו להימנע מגישה אתרים בזבזני זמן, שהגדרנו מראש  השירות מוסיף עין כחולה ש"צופה במה שאנחנו עושים" כאשר אנו נכנסים לאתר בזבזן זמן העין הופכת לאדומה, לאחר זמן יומי נצבר אותו אנו מגדירים מראש, אתר זה נסגר לגלישה.

 ואם אחרי כל הטיפים האלה עדיין מרגישים שחסר לכם זמן, למהשלא תעבירו משימות ל"קבלני משנהבקלות כפי שתיארתי בכתב הקודמת שלי, כדי שבאמת תוכלו ליהנות ברוגע מהשקיעה הבאה.

יש לכם, שיטות, אפליקציות וטיפים נוספים, אשמח לשמוע עליהם בתגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *