שימוש נכון באפליקציות להצלחה עסקית

 

בחטיפי ידע הפעם הייתי המרואיין ולא המראיין, שוחחתי עם אמיר לוי על על אפליקציות שעושות חיים קלים למקבלי החלטות ובעלי עסקים

 

 

אלה האפליקציות שעליהם שוחחתי.

הנה מספר אפליקציות (ישומונים) חינמיים אשר יסייעו בחיסכון בזמן, ובארגון המידע העסקי

  

מחברת לכתיבת סיכומים והערות:

למה זה טוב?

כדי לרכז את כל סיכומי הפגישות שלנו, המידע על לקוחות לימודים ועוד במקום אחד מסודר. אליו ניתן להגיע מכל המכשירים איתם אנו עובדים.

 

אפליקציית EverNote

evernote אפליציה חינמית לכתיבת הערות אלטרנטיבית לOnenote

ישומון המתאים למחשב טאבלט וסמארטפון ומשמש כ"זיכרון" האישי.

תשכחו מהמחברות, הדפים והיומנים.

ניתן לסכם, לשמור תמונות, לרשום משימות. והכל מחולק למחברות, ומתוייג גם לפי זמן ומיקום, כל המידע  מסונכרן באופן מיידי לכל המכשירים האחרים המחוברים לאותו חשבון, אליו ניתן להגיע גם דרך האינטרנט.

 

 

יח

מוצר דומה ואפילו יותר מיקצועי לדעתי הוא תוכנת Onenote  של מיקרוסופט המגיעה כחלק מחבילת Office 365. וניתן להורידה חינם  גם למי שלא רכש את חבילת אופיס


 

 

הפכו את הטלפון החכם לסורק.

אפליקציה  שהופכת את הטלפון החכם לסורק די איכותי.

למה צריך את זה? כי בעלי עסקים צריכים לסרוק לא מעט, חשבוניות, מאמרים, מצגות.

אפשר להפסיק לצלם מסמכים ולחסוך עצים.

דוגמא:CamScanner

הופך כל טאבלט או סמארטפון לסורק נייד.Camscanner אפליקציה חימנית לסריקת מסמכים

מצלם את המסמך "מיישר ומנקה" ואז יוצא כPDF. כל המסמכים נשמרים בחשבון המשתמש, וניתן להגיע אליהם דרך האינטרנט מכל מקום.

 

אלטרנטיבה מעניינת: גוגל דרייב

שימו לב לסימון המצלמה הקטן למטה כשפותחים את האפליקציה, זהו סורק מסמכים ישירות לגוגל דרייב שלכם

 

 

 

אפליקציות לניהול משימות

למה צריך את זה? כדי לא לשכוח לבצע משימות, כדי לנצל בצורה יעילה את הזמן המועט שלנו.

דוגמא:Any.do

any.do אפליקציה חינמית לניהול משימות

 אפליקציה פשוטה אך חכמה לניהול משימות יומיומיות. מאפשרת לרשום בקלות משימות חדשות, תוך כדי כתיבה, האפליקציה מסייעת ברישום המשימות על ידי השלמת מילים שמות וכו.

ניתן להגדיר שהמשימה היא למועד מסוים, או לביצוע היום, מחר,בקרוב או מתישהו.

 

כל יום בשעה קבועה האפליקציה עוזרת בתיכנון משימות היום.

למחיקת משימות שבוצעו פשוט מנערים את המכשיר.

ישומונים דומים  Remember the Milk, Asana, Producteev

 

 

סורק כרטיסי ביקור

למה צריך את זה?

כדי להימנע מאוסף ענק של כרטיסי ביקור. כדי למצוא בקלות אנשים שפגשתם ונתנו לכם כרטיסי ביקור גם אחרי הרבה זמן.

כדי לחבר במהירות את הלידים החדשים שפגשתם למערכת הCRM שלכם.

 

אפליקציה מומלצת Camcard

camcard אפליקציה חינמית לסריקת כרטיסי ביקורמצלמים באמצעות האפליקציה כרטיס ביקור, הכרטיס "מיושר ונחתך" ולאחר מכן מפוענח לפי השדות המתאימים לאיש קשר, אין פיענוח של אותיות עבריות, אך מזהה מצויין אנגלית וספרות, ובמידה והשם בשפה אחרת יש לכתוב אותו בצורה ידנית.

פרטי הקשר נשמרים במערכת ובאנשי הקשר של המכשיר.

 

 

חטיפי ידע על רישום פטנטים וקניין רוחני

הפעם בחטיפי ידע, שוחחתי עם עמית כהן, עורכת פטנטים, על קניין רוחני למנהלים. פטנטים סימני מסחר ומדגם רשום.

 

האזנה נעימה

 

עמית כהן עורכת פטנטים

במהלך השידור קיבלתי תשובות לשאלות הבאות

איך רושמים פטנט?

מהו ההסכם של ממציא אמצאה עם החברה האנושית? למה כדאי לרשום פטנט? האם לא עדיף לשמור את האמצאה בסוד?

מדוע צריך לשמור על סודיות הפטנט עד לרישומו?

לכמה זמן מוגבל פטנט?

כיצד מרויחים מבעלות על פטנט?

 כיצד רושמים פטנט? כיצד רושמים פטנט בכל העולם?

כיצד מגינים על פטנט, לפני רישומו? לאחר רישומו?

מה מותר לעשות עם פטנט שאינו שלי?

מהם התנאים לרישום המצאה כפטנט?

חידוש המידע על האמצאה לא פורסם ברבים, לפני רישום הפטנט.

התקדמות המצאתית קפיצת מדרגה מהותית מעבר למה שידוע בעת רישום הפטנט.

ישימות: ניתן להשתמש בידע שרשום בפטנט.

כיצד עורכים את הפטנט כך על מנת להגדיל את ערכו בעתיד.

מדוע חשוב לדעת מה מטרת הפטנט? להגן על מוצר? למכור רשיונות או אולי למצוא או אפילו לכפות שיתופי פעולה?

מה זה provisional patent  פטנט ארעי? האם וכיצד זה מגן עלינו? מהם היתרונות ןמהם החסרונות ברישום שכזה?

מהו סימן מסחר? האם ניתן לרשום את השם "חטיפי ידע"?

מהו מדגם רשום?

האזנה נעימה

מה בין ניהול טאלנט ופיתוח מובילים טכנולוגיים ליתרונות בשוק תחרותי והצלחה עסקית?

חטיפי ידע מירי חיון מה בין ניהול טאלנט ופיתוח מובילים טכנולוגיים ליתרונות בשוק תחרותי והצלחה עסקית?

חטיפי ידע מירי חיון מה בין ניהול טאלנט ופיתוח מובילים טכנולוגיים ליתרונות בשוק תחרותי והצלחה עסקית?

 בתוכנית הפעם שמחתי לארח את מירי חיון, איתה שוחחתי על ניהול טאלנט  (Talents managment) ופיתוח מובילים טכנולוגיים בארגונים.

מירי חיון, כיום מנכ"לית חברת Leadpex המתמחה בפיתוח ויישום אסטרגיית ניהול טאלנט אינטגרטיבי, פתוח מובילים טכנולוגיים וייעוץ למשאבי אנוש ובכירים,. בעברה עבדה כמנהלת הדרכה ופיתוח ארגוני ברמה הגלובלית בחברת אינטל.

 

להאזנה

בתוכנית ניסינו יחדיו לענות על השאלות הבאות:
· מהו ניהול טאלנט? מה בין ניהול טאלנט לפיתוח עובדים?

· כיצד ניהול טאלנט מתקשר ליעדים העסקיים? כיצד נוכל להבטיח ולהגדיל את יתרונה של החברה בשוק כיום ובעתיד?

· מה ההבדל בין יישום תוכנת ניהול טאלנט ("Workforce Planning") ליישום ניהול טאלנט אינטגרטבי בכל יחידות החברה?

· האם יש בידנו את הצוות והכישורים הדרושים להשגת היעד העסקי? האם בידנו הכישורים הדרושים להתמודד עם האתגרים הצפויים בעתיד?

פיתוח המובילים הטכנולוגיים:
· מדוע חשוב לפתח את המוביל הטכנולוגי בד בבד למסלול הניהולי וכמסלול אלטרנטיבי למתאימים?

· מהי ההגדרה למוביל טכנולוגי וכיצד ניצור מסלול קריירה מעמיק ואטרקטיבי לטכנולוגים/מובילים טכנולוגיים?

o Genuine visionary who influences where the technology is going. Deep technology strength, knowledge & expertise

· התייחסנו לשלשת הממדים בתהליך הפיתוח: כישורים התנהגותיים, יכולות טכנולוגיות והבנה עסקית

· כיצד ניצור אשפי ידע/גורו בחברה, כיצד נשמר ונעביר ידע, איך נקדם חדשנות, רעיונות וטכנולוגיה באמצעות המוביל הטכנולוגי, כיצד ניצור הכרה ארגונית ונמצב את המוביל הטכנולוגי בארגון ועוד

 

להאזנה

כיצד נהפוך את הProfessional Services מהוצאה תפעולית למקור הכנסה נוסף לחברה.

אורלי בנגל, כיצד ניתן להרוויח מProfessional Services.

הפעם בתוכנית חטיף ידע מוצלח עם אורלי בנגל.

אורלי בוגרת מנהל עסקים מNYU.  בעלת חברת מארג-טק העוסקת ביעוץ ל- Professional Services as a service. ובעלת ניסיון רב  אותו צברה שנים רבות בתחום.

 אורלי בנגל, כיצד ניתן להרוויח מProfessional Services.

להאזנה

במהלך התוכנית הבנו מה זה Professional Services. אותה מחלקה המצויה בדרך כלל בחברות עתירות ידע, התומכת בצרכי הלקוחות. בשלבים שונים של חיי המוצר.

הבעיה, בה נתקלים מנהלים רבים היא  שלרוב, פעילות הProfessional Services נחשבת כהוצאה תפעולית בלבד, מעטות החברות שמשכילות להבין שניתן למצוא שירותים בעלי ערך מוסף ללקוחות אותם המחלקה  יכולה למכור בתשלום ולהפוך למקור הכנסה נוסף לחברה ולכך הוקדשה רוב התוכנית.

השאלות עליהן תקבלו תשובה במהלך האזנה.

מהי חדשנות מבוססת שירות?

איך יוצרים יתרון תחרותי בזכות שירות, בשוק בו התחרותיות עולה והמחירים יורדים?

כיצד חוויית לקוח חיובית יוצרת הזדמנויות, איך מנתחים זאת ואיך פורטים את זה להכנסה?

כיצד יוצרים שירות ממנו הלקוח יהיה מרוצה וישמח לשלם עליו עוד.

האם השירותים צריכים להיות קשורים למוצרי החברה המסורתיים? האם הם צריכים להיות מיועדים לקהל הלקוחות המסורתי של החברה?

כיצד בודקים את הפוטנציאל העסקי בתהליך שינוי שכזה?

כיצד מחברים את מחלקת השיווק והמכירות לתהליך?

כיצד מחברים שותפים עסקיים, ומתי?

האזנה נעימה!!

 להאזנה

ניהול חדשנות ויצירתיות בארגונים עם אהוד שביט

חטיפי ידע התוכנית למנהלים על תהליכי חדשנות ויצירתיות עם אהוד שביט.

בתוכנית הפעם שמחתי לארח את  אהוד שביט  MBA איתו שוחחתי על  ניהול תהליכי חדשנות ויצירתיות בארגונים.

 

להאזנה

אהוד הוא בעלים של חברת רב דעת ובעברו עבד כמנהל פיתוח עסקי בטכניון.

בתוכנית ניסינו יחד לענות על השאלות הבאות.

מהי יצירתיות? מהי חדשנות ומה ההבדל בינהם?

כיצד תהליכי חדשנות בארגון משיגים  לנו יתרונות תחרותיים ומחירים יותר גבוהים למוצרינו?

תהליך החדשנות בארגון מורכב מהשלבים הבאים:

זיהוי בעיה בשוק.

מציאת פיתרונות חדשניים בזכות יצירתיות.

טיפוח הרעיונות החדשים תוך כדי סינון.

פיתוח

שיווק.

כיצד ניישם תהליך זה בארגון קיים, תוך כדי הקטנת עלויות וקיצור זמן הפיתוח.

מהי תופעת The Innovator's Dilemma?  האם ניתן להתגבר עליה? האם  בכלל כדאי לחברות להשקיע בתהליכי חדשנות או שאולי עדיף לרכוש פתרונות חדשניים על ידי רכישת סטארטאפים בשלבים מתקדמים?

הרחבנו על Stage Gate תהליך בזכותו ניתן לזנוח רעיונות פחות טובים בשלבים מוקדמים וכך לחסוך בהשקעות מיותרות.

והבנו כיצד ניתן להרויח מתהליכי חדשנות גם אם בסופו של דבר לא ייצרנו והתחלנו למכור מוצרים מסויימים בזכות אימוץ שיטות Open innovation בחברה.

להאזנה לפרק.

להאזנה

עוד דרך מצויינת לניהול זמן, אפליקצית CAL מבית היוצר של Any.do עכשיו גם באנדרואיד.

צילום יח"צ

צילום יח"צ

אפליקצית CAL, מבית היוצר של הצוות שהביא לנו את Any.do יצאה בגרסת אנדרואיד.

היופי שבאפליקציה הזאת שאין צורך יותר מידי לתאר אותה, מאוד אינטואיטיבית

מפעילים ומייד מבינים. משפרת את המראה והתפעול של היומן הסלולרי שלנו. 

ניתן לרשום בקלות פרטים על כל ארוע, את פרטי המגיעים. המיקום והכל בצורה פשוטה אסטטית וגרפית. בדיוק כמו בסרטון

Cal For Android from Any.DO on Vimeo.

מאוד אהבתי, את הסינכרון עם Any.do. כך שניתן גם לקבל  תמונה כוללת של המשימות הפתוחות לפנינו היום.

מיקור חוץ באמצעות פרילנסרים

ולחשוב שאבא שלי היתה קביעות…

זה החל כסוד של אנשי התוכנה והאפליקציות. המשיך בתחומי העיצוב והפירסום. היום זה מתאים לכל אחד. לצרוך ולמכור שירותים זעירים במחיר זעיר כמעט לכל תחום העולה על הדעת.

איך אתם בהתאמת בגדים?  אני לא משהו, אגלה לכם סוד, אין מצב שאני הולך לקנות בגדים בלי אשתי. לא פעם אני מהרהר מה אם היה לי סטייליסט מקצועי שילווה אותי לחנות. אבל כמו שאתם יודעים שירות סטיילינג הוא יקר ובדרך כלל ניתן ריטיינר חודשי. ואני קונה חולצה פעם בחודש.

הערכה שלי, עוד כמה חודשים מקסימום שנה שנתיים, תוכלו להיכנס לחנות בגדים, להזמין מישהו שיודע להתאים בגדים, שיגיע יעזור לכם להתאים בגדים. תשלמו לו והוא יעבור ללקוח הבא שלו.

רוצים דוגמא נוספת, חזרתם מועידה שהתקיימה בריו, ונזכרתם ששכחתם את העניבה האהובה עליכם בשרות הכביסה במלון. לפני שאתם מוותרים כי משלוח בחברת משלוחים עולה הון פי 4 מהעניבה. למה שלא תבדקו אם יש איזה תרמילאי שחוזר בימים הקרובים הביתה, ויהיה מוכן להביא לכם אותה בכמה שקלים, כי הוא גם ככה באזור.

אלו שתי דוגמאות שמייצגות את קצה הקרחון, של שינוי המתרחש בימים אלה בשוק העבודה , שוק בו ניתן לקנות ולרכוש שירותים ועבודות, על ידי פרטיים כפי שעד היום קנינו חפצים, שוק משוכלל, מהיר ונגיש.

תמיד היו אלו המכונים פרילאנסרים, עובדים חיצוניים לארגון שמבצעים שירותים לטובתו ומקבלים שכר ישיר על עבודתם, הסיבות לכך רבות. מצד אחד הארגון לא צריך "לקנות פרה כדי לשתות חלב", מצד שני הפרילאנסר בעל התמחות וכישורים יחודיים  יכול להשכיר שירותיו לארגונים אחרים ולעיתים רבות להרוויח בזכות כך יותר.

"השטחת העולם" ופערי מחירי העבודה בין אזורים גאוגרפיים, הביאו לפריצת דרך ליכולת להפעיל  שירותי מיקוד חוץ, ופרילאנסרים  מכל העולם. עם זאת רובה המכריע של הפעילות היתה בין ארגונים, ולא בין יחידים.

לאט לאט צצו יוזמות של זירות המאפשרות השכרת שירותים על ידי יחידים מיחידים. בזכות הנגישות לאינטרנט  בכל מקום ובכל זמן, שיכלול והוזלת המכשירים הניידים  בשילוב עם יכולת סליקה בטוחה ונגישה בין יחידים ואימוץ זירות מסחר כמו Ebayבהם גילינו שניתן לסמוך על פרטיים מהצד השני של הגלובוס בלי להכיר אותם.

איך זה עובד?

בדומה לEbayנוצרו זירות מסחר שבהם נפגשים דורשי עבודה, ועובדים פוטנציאלים. רוב הזירות מתמחות בתחומים מסויימים (פירוט בהמשך) ונותנות שירות של בקרת איכות וסליקה.

כמה זה עולה?

הזירות הן משוכללות, ולכן העלות היא בהתאם להיצע וביקוש, באופן טבעי שירותים שאינם תלויי מיקום, ניתן להשיג במחירים זולים משמעותית, בשל היכולת של נותני שירות ממקומות בהם מחיר העבודה זול לספק שירות למקומות בהם עלות העבודה יקרה.

איך אני יודע שאקבל שירות איכותי?

ראשית כל צריך להיות זהירים. הבעיה לא פשוטה, ברוב הזירות ניתן להתרשם מעבודות קודמות, ןיש מנגנון ביקורת דומה למנגנון הקיים ברוב אתרי המסחר, בו ניתן לבדוק מה לקוחות קודמים חושבים על נותן השירות.

האתרים היותר רציניים מספקים אחריות, בדמות מנגנון ישוב מחלוקות המונע תשלום לספק שלא נתן תמורה.

יש לציין יתרון גדול נוסף, לשני הצדדים בתחום הסליקה, בעוד הלקוחות לא צריכים לדאוג לאבטחת המידע של אמצעי הסליקה שלהם כי אינו חשוף לנותן השירות, הרי שלרוב גם נותן השירות לא צריך לדאוג לגביית התשלום, כיון שהוא נגבה בדרך כלל מראש במנגנונים שונים ל"נאמנות" זירת המסחר.

 

אז מה אפשר לקנות בזירות ואיפה?

שירותי און ליין:

כל דבר שאפשר לעשות באינטרנט ובמחשב, הניתן להשלח כקובץ, או כפעילות אינטרנטית, שווקים אלה וותיקים וניתן למצוא בהם כל מה שניתן לחלום עליו, פעילויות לגיטימיות כניתוחים עסקיים,מחקרים אקדמיים אפיונים  , יצירת קטעי תוכנה בכל רמה, עיצוב אתרים, עיצובים גרפיים.  ופעיליויות מעט פחות לגיטימיות כלייקים "מזוייפים" לדפי פייסבוק וצפייה בסרטוני יוטיוב (כדי להגדיל את כמות הצפיות).

מאיפה מתחילים?

freelancer.com     אתר בינלאומי, כיון שהוא בין הראשונים בתחום כמות התנועה בו גדולה.

elance.com , odesk.com  אתרים aבהם ניתן לשכור גם עובדים ברמה שעתית, בזכות העובדה שקיים מנגנון העוקב אחרי שעות העבודה והתתקדמות שלהם

Xplace זירה דומה, אבל ישראלית, למי שמעדיף או נזקק לעובדים ישראלים (בעיקר משיקולי שפה או תרבות)

Fiverr: הצלחה ישראלית ברמה עולמית, הנגישה את התחום "לכל בית" בזכות הפשטות הגאונית של הפיכת השאלה כמה זה עולה לי, לתשובה מה אני מוכן לעשות תמורת 5 דולר.

ניתן למצוא שם עיצוב לוגואים, עצות, ביקורות על אתרי אינטרנט, הכנסת אפקטים מיוחדים לסרטונים ועוד ועוד.

 

Amazon Mechanical Turk: שירות וותיק של אמזון השם דגש על עבודות המצריכות אינטליגנציה אנושית לזמן קצר למשימות כגון הבנת תוכן, ראייה וכולי.

 

שירותים בעולם האמיתי:

לדעתי כאן המהפכה האמיתית שתשליך על עולם העבודה כפי שהכרנו. עולם שבו ניתן להשכיר בפשטת ושקיפות עובדים על בסיס צורך, בו התשלום משתנה בהתאם להיצע וביקוש בכל רגע נתון.

הנה מספר דוגמאות:

taskrabbit.com  : זירת מסחר "לעולם העבודה האמיתי" שהחלה דרכה בסאן פרנסיסקו, ומתחילה לזלוג לאזורים נוספים, צריכים מישהו שיוציא עכשיו את הכלב, ילך לדואר, ינקה את השביל? מעלים הודעה לשירות עם מיקום ומחיר, הנחשפת לכל מי שרלוונטי והתקין אפליקציה במכשיר הטלפון שלו. כרגיל, אישור העבודה אישור הביצוע והסליקה מתבצעים דרך האפליקציה. העובדים בדומה למשחק, אוספים נקודות בהתאם לכמות עבודות שביצעו, והציון שקיבלו מהלקוחות.

gigwalk.com: מיועד לכל סוגי העבודות אך בעיקר כאלה שניתן לבצע עם הסמרטפון, לצלם תמונה במקום מסויים, לסרוק מחירי מוצרים אצל המתחרה וכולי.

easyshiftapp.com: שירות המאפשר להשיג עובדים למשמרות בצורה מיידית, בהתאם לצורך.

bistip.com  שירות המחזיר  אותנו לסיפור העניבה שנשכחה בריו, מאפשר לחפש מישהו שנמצא במקום מסויים ויכול להביא אותו אלינו.

 

לסיכום, בפעם הבאה שאתם צריכים לעשות משהו בעצמכם, ולא ממש בא לכם,  כנסו לאינטרנט ובידקו אם יש מישהו שיהיה מוכן לעשות את המשימה במקומכם.

 

 

 

ניהול זמן ומשימות בעזרת אפליקציות.

מה הקשר בין שקיעה, שלווה, ומרק עגבניות, ואיך זה קשור לניהול הזמן והמשימות שלכם?

בעולם המודרני של היום, אנו מתמודדים עם מאות משימות חדשות כל יום, רובינו מתקשים לעקוב ולא לשכוח משימות מאחור. הנה מספר כלים יעילים שיעזרו לנו להצליח בכך.

 800px-Red_sunset

הנה שאלה, אבל ענו עליה בכנות;

מתי היתה הפעם אחרונה בה צפית בשקיעה ברוגע? בידיעה שכל המשימות בוצעו, אפשר לנוח ולהירגע עם בוא הערב?

אם תשובתך היא אתמול אני מזמין אותך לעבור למאמר הבא, מאמר זה אינו בשבילך!

 

לצערי רוב האנשים אותם אני שואל שאלה זאת, לא זוכרים מצב שכזה. תמיד יש להם משהו לעשות, תמיד הם מוטרדים ממשימה שלא הספיקו לבצע. או יותר גרוע מוטרדים ממה ששכחו שהם צריכים לבצע.

 

מכל הנושאים עליהם אני  מייעץ או מרצה, נדמה שאתגר ניהול הזמן והמשימות הוא הנדרש ביותר. לזאת מספר סיבות:

יש כאלה שנולדו עם זה. אתם בטח מכירים מישהו, בדר"כ מישהי, שקמה בבוקר, רושמת על דף את המשימות שהיא צריכה לעשות היום, מסיימת אותן עד שעה 11 ואז כל היום פנוי לה ליהנות בשלווה משאר עיסוקיה.

אולם לצערנו, רובנו לא מנהלים נכון את הזמן. לא הוכשרנו לסביבה האינטנסיבית בה אנו חיים היום, ואת הדרכים להתמודד איתה.

כמות המשימות ש"נופלת" עלינו ביום יכולה להגיע למאות. מספר שנשמע מופרך. אך חישבו רגע על כמות המיילים, המסרונים, השיחות שאנו עושים ביום. ברובם נופלת עלינו משימה , "אל תשכח להביא חלב", "ממתין לתשובתך", שלח לי הצעת מחיר", "אמא תקני לי", חיווי שהדלק עומד להיגמר. ברור לא?

 

 

Juggling_Clubs_Manuel_and_Christoph_Mitasch_11_club_passing

 

 

אבל זאת רק התחלה בחיינו המודרניים כל הזמן אנו חווים הפרעות. מיילים, שיחות טלפון, מסרונים, קולגה שמתפרץ למשרד. הודעה במסנג'ר, עדכונים מהרשתות החברתיות. צריך להמשיך?

 

כל אחת מהפרעות אלה, מוסיפה לנו משימות. אך מקשה עלינו לסיים את משימותינו.

ואז אנו מגלים שזמן שחלף, בניגוד למשאבים אחרים, לא ניתן לרכישה ולכן בזבוזו מורגש בצורה חריפה יחסית לבזבוז משאבים אחר.

 

אז מה הפתרון?

לפתח הרגלים נכונים ולהשתמש בטכניקות, כלים יישומונים (אפליקציות)  ותוכנות שיסיעו לנו לבצע את המשימות שלנו.

אינני מתכוון לכתוב על הדרך לשנות הרגלים. המומחיות שלי היא במציאת הפתרונות הטכנולוגיים שייסייעו בפתרון הבעיה.

 

רוב הפתרונות פועלים על אחד ממספר עקרונות חשובים בטכניקות ניהול זמן.

קיבלת משימה חדשה? רשום אותה! כדי שלפחות לא תצטרך לבזבז זמן על לחשוב מה אני שוכח לבצע.

יש לפנות זמן "שקט" וללא הפרעות המיועד לניקוי שולחן, ביצוע המשימות אותם עלינו לבצע.

יש לתכנן מתי נבצע את המשימות.

 

כלים לרישום משימות

גם היום, עם כל השפע הטכנולוגי שסובב אותנו, אני נתקל ברבים ששומרים את רשימת המשימות שלהם בראשם, ובמקרה הטוב רושמים אותה על פיסת נייר. מי שזה מספק אותו מצויין, אך מי שמתקשה בכך מומלץ להשתמש ברישום בטלפון הסלולרי. הנטייה שלנו להציץ בפלאפון שלנו גדולה מהנטייה שלנו לפתוח כל אמצעי אחר. ומזמן הפך לעוד איבר בגופינו.

 

כמעט בכל טלפון גם פחות חכם קיים ישומון ניהול משימות בסיסי

בטלפונים החכמים ניתן לעבוד על מערכת המשימות המסתנכרנת עם שירות המיילים שלנו, אז רשימת המשימות מסונכרנת למחשב שלנו, שם ניתן למיין את המשימות לפי חשיבות ונושאים להוסיף להם תאריכי ביצוע.

למי שמחפש משהו יותר מתוחכם  ופשוט להפעלה אני ממליץ מאוד להתחיל עם Any.do, פיתוח ישראלי חינמי עטור שבחים. הניחן בממשק פשוט, נוח  ובעל עיצוב נקי המאפשר ליצור רשימות משימות ולצפות בהן על פי זמני הביצוע או על פי תיקיות. האפליקציה מזכירה לך בשעה יומית קבועה לסדר את היום שלך, לקבוע לכל משימה זמן ומיקום וכמובן מסנכרנת הכל  עם המחשב  והטאבלט כמו גם עם חשבון הגוגל ודפדפן הכרום.
האפליקציה מאפשרת  לשתף במשימות אנשים נוספים  המשתמשים בה.
אני לדוגמא פותח עם אשתי בתחילת שבוע משימה משותפת שנקראת קניות, ושנינו מוסיפים לה פריטים במהלך השבוע, וכך ביום חמישי יום הקניות שלנו, יש לנו רשימה מוכנה, ותהליך הקניות מתבצע במהירות.
לאפליקציה תכונות "מגניבות" נוספות רבות, כמו מילוי אוטומטי של משימות, אפשרות לדבר אליה, ולקבל תזכורות כל פעם שלא ענינו לשיחת טלפון.

 

אפליקציות נוספות מומלצות, הם Remeber the milkוProducteev המאפשרת, מעקב משימות משותפות בצורה חברתית, כן כמו בפייסבוק. ניתן לכתוב הערות על המשימה, ולשוחח על התקדמותה.  שימוש באפליקציה זאת מאפשר פתיחת וקבלת תזכורות ודיווחי איחור על משימות ישירות מהמייל סינכרון ליומן  ותוכנות מסרים אחרות

 

פינוי זמן "שקט" וללא הפרעות לביצוע משימות

 

דרך פשוטה להשיג לעצמנו זמן שקט, היא לסגור את החיווי על קבלת מיילים חדשים.מייל אינו נתפס כמדיום בו נשלחות הודעות המחייבות טיפול מיידי. לכן יש לפתוח את המייל כפעמיים ביום בשעות קבועות. הסירו דאגה מליבכם. אם מישהו צריך אתכם דחוף הוא כבר ישלח אס. אם אס. למתקדמים הייתי ממליץ גם סגירה של שירותי המסרים כמו הווטסאפ והפייסבוק.

לא מצליחים. ישנן ישומונים לדוגמא Timeriffic  ותואמיו המשתיקים הפרעות לזמנים מסויימים מוגדרים מראש.

 

קבעו פגישות עבודה עם עצמכם. כן זאת לא בדיחה

רובנו רושמים ביומן פגישות עם אחרים אך שוכחים לרשום פגישות עם עצמנו. ואז לא מספיקים לעשות את משימותינו. יש לתכנן פגישות בהם נבצע את המשימות הגדולות הממתינות לנו. וזמנים לביצוע רצף של משימות קטנות.
ברגע שנכניס לסדר השבועי שלנו משימות שאינן תלויות בזמן, ונגדיר להן שעת התחלה ושעת סיום, הסיכוי שאכן נבצע אותן יגדל בהרבה. בנוסף, נוכל להיות בטוחים ששמרנו עבורן את מספר השעות הנדרש לביצוען.

 

פינינו לנו זמן עכשיו צריך להתרכז בעיקר ולהימנע מהטפל.

אל תמצאו עצמכם מקדישים שעתיים למשימה מסוימת, נכנסים לפייסבוק "רק לדקה לראות מה חדש" ועוברים על מיילים כדי לא לצבור עוד ומוצאים שהשעתיים כבר חלפו מזמן

פתרון יעיל, לכך הוא שימוש בטכניקת הPomodoro (מרק עגבניות שלוקח 25 דקות להכינו), מדובר בשיטת ניהול זמן שפותחה בשנות השמונים ומשתמשת בשעון טיימר של מטבח כדי לפרק את זמן העבודה לטווחים של 25 דקות כל אחד הנקראים "פומודורי" שלאחריה מוקצב זמן נתון להפסקה, וזאת בהנחה שהפסקות תכופות משפרות את יכולות הריכוז והביצוע שלנו.

בעקבות הטכניקה נוצרו עשרותאפליקציות, חלקן פשוט משמשות כטיימר פשוט, שבסופו מופעל טיימר עם חיווי הפסקה, ועד אפליקציות היושבות על כל האמצעים שלנו, ולא מאפשרים הסחת דעת מהמשימה, האוגרות סטטיסטיקות המסייעות לנו בתכנון עתידי של משימותינו.

 

שירות נוסף שמונע בזבוז זמן הוא "Stay focused"  ותואמיו, תוסף לדפדפן, שעוזר לנו להימנע מגישה אתרים בזבזני זמן, שהגדרנו מראש  השירות מוסיף עין כחולה ש"צופה במה שאנחנו עושים" כאשר אנו נכנסים לאתר בזבזן זמן העין הופכת לאדומה, לאחר זמן יומי נצבר אותו אנו מגדירים מראש, אתר זה נסגר לגלישה.

 

 ואם אחרי כל הטיפים האלה עדיין מרגישים שחסר לכם זמן, למה שלא תעבירו משימות ל"קבלני משנהבקלות כפי שתיארתי בפוסט קודם שלי כדי שבאמת תוכלו ליהנות ברוגע מהשקיעה הבאה.

 

יש לכם, שיטות, אפליקציות וטיפים נוספים, אשמח לשמוע עליהם בתגובות לכתבה

חנן

 

על רשתות חברתיות פנים ארגוניות

כבר יש לכם בארגון רשת חברתית פרטית? שוק הרשתות הפרטיות צומח במהירות וצפוי לגדול ל4.6 מילארד דולר עד שנת 2016, כבר היום יותר מ85% מחברות הFortune 500 אימצו את הטכנולוגיה הזאת לתקשורת פנים ארגונית, הכתבה סוקרת מדוע ארגונים צריכים את זה? מהם היתרונות ומהם החסרונות בהטמעת מערכת שכזאת? 

768px-Two-people-talking-logo

לפני מספר שבועות העברתי עוד הרצאה על יישומים לתקשורת פנים ארגונית יעילה. בשלב בו אני מתייחס  לרשתות חברתיות פנים ארגוניות, מתחילות בדרך כלל, ההתנגדויות: "לא מספיק שהעובדים מבזבזים זמן על פייסבוק למטרות אישיות? עכשיו הם כל היום יבזבזו זמן ברכילות בעבודה?", "כן זה בדיוק מה שאנחנו צריכים פה, תחרות לייקים".

אלא, שהפעם כבר בתחילת הדיון אחת המשתתפות הצילה אותי עם סיפור מהחיים. היא פתחה ב"לא תאמינו מה קרה לי השבת, החלטתי לפתוח חשבון פייסבוק". והמשיכה, "אתמול הייתי במפגש משפחתי לכבוד יום הולדתה ה 80  של סבתי, היו שם יותר מ 100 בני משפחה ופתאום מה אני מגלה, כל הדודים ובני הדודים גם הרחוקים  יודעים מה קורה אחד אצל השני, מעודכנים למי יש חברה חדשה, מי בהריון, מי החליף עבודה ואפילו את מי אשתו פינקה ליום ההולדת ביציאה לסופ"ש. ואילו אני לא יודעת כלום. למרות שאני אולי היחידה שמתקשרת, לפני כל חג, ולא שוכחת לברך בימי הולדת."

"הבנתי, שבזכות הפייסבוק פתאום כולם מחוברים ומעודכנים על מה שקורה, כן גם הסבא שפתאום עושה לייק לציונים של הנכדים".

הסיפור הקל עלי את העבודה. פתאום לכל המאזינים בהרצאה  זה היה ברור:

פייסבוק זה לא רק כלי לבזבוז זמן בלאסוף לייקים. פייסבוק הוא כלי מצויין להעברת מידע. כדי לקבל תמונת מצב מהירה על מה שקורה בנושאים שחשובים לנו. אז מדוע לא לרתום את היכולת הזאת לטובת הארגון?

 

קצת היסטוריה, מהפכת השימוש ברשתות חברתיות בכלל ולמטרות עסקיות בפרט

 מלווה אותנו מספר שנים.

זה החל בשימוש אישי,  הפך לשימוש של עסקים וארגונים לצורכי שיווק מסרים ללקוחותיהם, משם התפתח ככלי מצוין לתקשורת דו כיוונית בין ארגונים לקהל היעד, והיום הרשתות החברתיות תופסות מקום ככלי תקשורת פנים ארגונית, התומך בשאר האמצעים המסורתיים כמו המייל, הטלפון ואתר האינטראנט ובארגונים חדשניים אף הפך אף לכלי הראשי למשימה זאת.


אז מהי רשת חברתית פנים ארגונית?

מדובר על סביבת עבודה, הדומה מאוד לרשתות החברתיות המוכרות לנו כמו FacebookוLinkdin' המאפשרת כתיבת סטטוסים, קבלת משוב ממשתמשים האחרים, שיתוף מדיה, וקבצים.  כמו כן עבודה בקבוצות עבודה ,קבוצות עניין ופרוייקטים. עוד נוספים לה יכולות יומן משותף, ניהול משימות, חיפוש איכותי, ויכולת תיוג חזקה. היחוד שהרשת  פועלת על תשתית המיחשוב הארגונית, ומאפשרת גישה רק למורשים. עם אפשרויות פריבילגיה  ולוגיקות תעדוף המתאימות לצרכים ארגוניים הניתנות לכוונון.

 

אימוץ  הטכנולוגיה החדשה אינטואיטיבית לעובדים ומתקבלת בקלות. (לא סתם פייסבוק כל כך מצליחה).


דוגמאות  לישומי רשתות חברתיות ארגוניות:

Yammer (microsoft), chatter (salesforce), IBM connectionועוד


היתרונות באימוץ רשת חברתית פנים ארגונית:

הרשת הופכת להיות One stop shopאליו מגיעים כדי לתקשר בתוך הארגון, לחלוק ידע ומידע. לקבל ולתת משימות, לרתום את הצוות לפעילות להחמיא, וגם להביע תסכול.

הרשת משטחת את הארגון, התקשורת בין אנשי השטח להנהלה נעשית ותר מהירה עם פחות "מתווכים" כך שההנהלה נחשפת לתמונה יותר ברורה על הקורה בארגון, ואילו העובדים יותר מחוברים לאסטרטגיה ולמטרות הניהוליות שלו.

שיפור תהליכי החדשנות הארגונית, בזכות היכולת של עובדים להחליף דעות על שינויים ורעיונות חדשים, ה"המון" מציף את הרעיונות הטובים יותר מכל חלקי הארגון ולא רק מההנהלה.

נמצא שבחברות שאימצו  את הטכנולוגיה תחושת סיפוק העובדים השתפרה. וכן שיפור באימוץ ערכי החברה, זאת בזכות הסביבה ה"אנושית" יותר לתקשורת והחלפת דעות בין העובדים.

 

עם זאת אסור כמובן לזנוח את האתגרים הארגוניים באימוץ הטכנולוגיה:

על מנת שתהליך ההטמעה יצליח, צריכה להיות התאמה לרוח הארגון ולתרבות הארגונית שלו .

במאמר שפורסם בMIT Sloan, אבחנו החוקרים מספר גורמי מפתח ארגוניים לניבוי ההצלחה באימוץ הכלי: החשוב שבהם הוא האותנטיות: המסרים הארגוניים צריכים להיות זהים למה שקורה בשטח, למעשים ב"עולם האמיתי". בכל חלקי הארגון אסור "לזייף". עוד הם מציינים את תחושת הגאווה, השייכות, והעבודה בכיף. אם גורמים אלה לוקים בחסר, הסיכוי להטמעה מוצלחת נמוך ולא יתאים לארגון.


שיקולים נוספים שיש לקחת בחשבון:

עלויות נוספות לארגון, אין מדובר במערכת חינמית, והיא אינה חוסכת באמצעים האחרים, אלא משלימה אותם,  עם זאת לאחרונה ניתן לרכוש את היישום כחלק מחבילת תוכנות שגם כך רוכשים רוב הארגונים.חשוב גם לשים לב לאפשרות של זליגת מידע מסווג בין מחלקות, ולא רק סודות מקצועיים, אלא גם מידע פיננסי או אחר שאסור לדבר עליו בתקופות מסוימות על פי תקנות הבורסה או הרגולציה.

פגיעה בפרודוקטיביות הארגונית, בשל ניצול האמצעי לרכילות, וחיבור בין האישי לארגוני.


היתרונות עם כך ברורים, עם זאת למרות האינטואיטיביות שבכלי יש להתייחס להטמעת המערכת כתהליך חשוב אותו עובר הארגון, ולעשותו בזהירות ובמקצועיות כמו הטמעת כל מערכת מידע אחרת.

פורסם לראשונה בסטטוס כתב העת לחשיבה ניהולית אסטרטגית.