על רשתות חברתיות פנים ארגוניות

כבר יש לכם בארגון רשת חברתית פרטית? שוק הרשתות הפרטיות צומח במהירות וצפוי לגדול ל4.6 מילארד דולר עד שנת 2016, כבר היום יותר מ85% מחברות הFortune 500 אימצו את הטכנולוגיה הזאת לתקשורת פנים ארגונית, הכתבה סוקרת מדוע ארגונים צריכים את זה? מהם היתרונות ומהם החסרונות בהטמעת מערכת שכזאת? 

768px-Two-people-talking-logo

לפני מספר שבועות העברתי עוד הרצאה על יישומים לתקשורת פנים ארגונית יעילה. בשלב בו אני מתייחס  לרשתות חברתיות פנים ארגוניות, מתחילות בדרך כלל, ההתנגדויות: "לא מספיק שהעובדים מבזבזים זמן על פייסבוק למטרות אישיות? עכשיו הם כל היום יבזבזו זמן ברכילות בעבודה?", "כן זה בדיוק מה שאנחנו צריכים פה, תחרות לייקים".

אלא, שהפעם כבר בתחילת הדיון אחת המשתתפות הצילה אותי עם סיפור מהחיים. היא פתחה ב"לא תאמינו מה קרה לי השבת, החלטתי לפתוח חשבון פייסבוק". והמשיכה, "אתמול הייתי במפגש משפחתי לכבוד יום הולדתה ה 80  של סבתי, היו שם יותר מ 100 בני משפחה ופתאום מה אני מגלה, כל הדודים ובני הדודים גם הרחוקים  יודעים מה קורה אחד אצל השני, מעודכנים למי יש חברה חדשה, מי בהריון, מי החליף עבודה ואפילו את מי אשתו פינקה ליום ההולדת ביציאה לסופ"ש. ואילו אני לא יודעת כלום. למרות שאני אולי היחידה שמתקשרת, לפני כל חג, ולא שוכחת לברך בימי הולדת."

"הבנתי, שבזכות הפייסבוק פתאום כולם מחוברים ומעודכנים על מה שקורה, כן גם הסבא שפתאום עושה לייק לציונים של הנכדים".

הסיפור הקל עלי את העבודה. פתאום לכל המאזינים בהרצאה  זה היה ברור:

פייסבוק זה לא רק כלי לבזבוז זמן בלאסוף לייקים. פייסבוק הוא כלי מצויין להעברת מידע. כדי לקבל תמונת מצב מהירה על מה שקורה בנושאים שחשובים לנו. אז מדוע לא לרתום את היכולת הזאת לטובת הארגון?

 

קצת היסטוריה, מהפכת השימוש ברשתות חברתיות בכלל ולמטרות עסקיות בפרט

 מלווה אותנו מספר שנים.

זה החל בשימוש אישי,  הפך לשימוש של עסקים וארגונים לצורכי שיווק מסרים ללקוחותיהם, משם התפתח ככלי מצוין לתקשורת דו כיוונית בין ארגונים לקהל היעד, והיום הרשתות החברתיות תופסות מקום ככלי תקשורת פנים ארגונית, התומך בשאר האמצעים המסורתיים כמו המייל, הטלפון ואתר האינטראנט ובארגונים חדשניים אף הפך אף לכלי הראשי למשימה זאת.


אז מהי רשת חברתית פנים ארגונית?

מדובר על סביבת עבודה, הדומה מאוד לרשתות החברתיות המוכרות לנו כמו FacebookוLinkdin' המאפשרת כתיבת סטטוסים, קבלת משוב ממשתמשים האחרים, שיתוף מדיה, וקבצים.  כמו כן עבודה בקבוצות עבודה ,קבוצות עניין ופרוייקטים. עוד נוספים לה יכולות יומן משותף, ניהול משימות, חיפוש איכותי, ויכולת תיוג חזקה. היחוד שהרשת  פועלת על תשתית המיחשוב הארגונית, ומאפשרת גישה רק למורשים. עם אפשרויות פריבילגיה  ולוגיקות תעדוף המתאימות לצרכים ארגוניים הניתנות לכוונון.

 

אימוץ  הטכנולוגיה החדשה אינטואיטיבית לעובדים ומתקבלת בקלות. (לא סתם פייסבוק כל כך מצליחה).


דוגמאות  לישומי רשתות חברתיות ארגוניות:

Yammer (microsoft), chatter (salesforce), IBM connectionועוד


היתרונות באימוץ רשת חברתית פנים ארגונית:

הרשת הופכת להיות One stop shopאליו מגיעים כדי לתקשר בתוך הארגון, לחלוק ידע ומידע. לקבל ולתת משימות, לרתום את הצוות לפעילות להחמיא, וגם להביע תסכול.

הרשת משטחת את הארגון, התקשורת בין אנשי השטח להנהלה נעשית ותר מהירה עם פחות "מתווכים" כך שההנהלה נחשפת לתמונה יותר ברורה על הקורה בארגון, ואילו העובדים יותר מחוברים לאסטרטגיה ולמטרות הניהוליות שלו.

שיפור תהליכי החדשנות הארגונית, בזכות היכולת של עובדים להחליף דעות על שינויים ורעיונות חדשים, ה"המון" מציף את הרעיונות הטובים יותר מכל חלקי הארגון ולא רק מההנהלה.

נמצא שבחברות שאימצו  את הטכנולוגיה תחושת סיפוק העובדים השתפרה. וכן שיפור באימוץ ערכי החברה, זאת בזכות הסביבה ה"אנושית" יותר לתקשורת והחלפת דעות בין העובדים.

 

עם זאת אסור כמובן לזנוח את האתגרים הארגוניים באימוץ הטכנולוגיה:

על מנת שתהליך ההטמעה יצליח, צריכה להיות התאמה לרוח הארגון ולתרבות הארגונית שלו .

במאמר שפורסם בMIT Sloan, אבחנו החוקרים מספר גורמי מפתח ארגוניים לניבוי ההצלחה באימוץ הכלי: החשוב שבהם הוא האותנטיות: המסרים הארגוניים צריכים להיות זהים למה שקורה בשטח, למעשים ב"עולם האמיתי". בכל חלקי הארגון אסור "לזייף". עוד הם מציינים את תחושת הגאווה, השייכות, והעבודה בכיף. אם גורמים אלה לוקים בחסר, הסיכוי להטמעה מוצלחת נמוך ולא יתאים לארגון.


שיקולים נוספים שיש לקחת בחשבון:

עלויות נוספות לארגון, אין מדובר במערכת חינמית, והיא אינה חוסכת באמצעים האחרים, אלא משלימה אותם,  עם זאת לאחרונה ניתן לרכוש את היישום כחלק מחבילת תוכנות שגם כך רוכשים רוב הארגונים.חשוב גם לשים לב לאפשרות של זליגת מידע מסווג בין מחלקות, ולא רק סודות מקצועיים, אלא גם מידע פיננסי או אחר שאסור לדבר עליו בתקופות מסוימות על פי תקנות הבורסה או הרגולציה.

פגיעה בפרודוקטיביות הארגונית, בשל ניצול האמצעי לרכילות, וחיבור בין האישי לארגוני.


היתרונות עם כך ברורים, עם זאת למרות האינטואיטיביות שבכלי יש להתייחס להטמעת המערכת כתהליך חשוב אותו עובר הארגון, ולעשותו בזהירות ובמקצועיות כמו הטמעת כל מערכת מידע אחרת.

פורסם לראשונה בסטטוס כתב העת לחשיבה ניהולית אסטרטגית.

 

 

 

עוד על הכותב חנן לב

מחבר מקבלי החלטות, טכנולוגיה והצלחה עסקית. ליצירת קשר בדרך המסורתית 0544727478

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *